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帳簿書類の保存期間について

平成28年度税制改正で、帳簿書類の保存期間に一部改正がありましたので、改めて保存期間の概要をまとめました。ご参考になさってください。

T 概要

1帳簿書類とは  「帳簿」と「書類」を併せた総称です。

 「帳簿」とは

総勘定元帳、仕訳帳のほか、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳を言います。

 「書類」とは

  • 証憑(取引の際の証拠となる書面で、請求書、領収書、納品書、見積書等)
  • 決算書(貸借対照表、損益計算書等)
  • その他(契約書、棚卸表、預金通帳、小切手・手形帳控、振込依頼書等)

2 税法上の保存期間の原則

確定申告書の提出期限から7年間で、会社規模の大小による違いはありません。 
なお、会社法の規定の文書にも該当するものは10年間となります。

税制改正による例外規定

  1. H20.4.1以後に終了した欠損金の生じた事業年度は、9年間保存
  2. H30.4.1以後に開始する欠損金の生ずる事業年度は、10年間保存

U 帳簿書類の保存方法

1 原則的な保存方法

紙による保存が原則です

2 マイクロフィルムによる保存

帳簿は6年目以降、一定の書類では4年目以降で適用可能です。

3 電磁的記録による保存

帳簿書類について紙によらず、サーバ・DVD等に記録した電子データのままで保存可能ですが、あらかじめ税務署長に届出が必要(3か月前)です。

4 スキャナ読取りの電磁的記録の保存

タイムスタンプ(有料)の使用義務があるなど、実務上まだ不便です。

V 法定保存年限と主な文書の例

主な文書の保存年限は、下表のとおりです。

年限 根拠法 該当する文書等
10年 会社法 決算書(貸借対照表、損益計算書など)、株主総会議事録、取締役会議事録等
(実務上は永久保存の対象にしていると思われる)
会社法 会計帳簿(総勘定元帳、各種補助簿など)
7年※ 法人税法 取引に関する帳簿(仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳など)、「書類」
7年 国税通則法 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、源泉徴収簿(賃金台帳でも可)
4年 雇用保険法 雇用保険の被保険者に関する書類(資格取得等確認通知書等)
3年 労働基準法 賃金台帳、雇入れ・解雇・退職に関する書類、
タイムカード、残業報告書など
2年 健康保険法 健康保険・厚生年金保険に関する書類

※ 上記T2(1)(2)に該当する場合、保存年限はそれぞれ9年、10年となります。

W 保存上の考慮事項

  1. 法定期限だけでなく、会社業務遂行上の必要性、トラブル・訴訟を前提とした立証上の記録保持の必要性、会社の歴史記録の必要性等から、保存すべき期限を設定する必要があります。
  2. 永久保存の文書は別として、保存期限のある文書は、保存開始時にいつ廃棄するかを明確にして保管箱に表示すると良いと思われます。

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