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「マイナンバー制度」とは 第4回

いよいよ今月から通知カードが郵送されます。社内の準備状況を確認しましょう

1. 社員の皆さん全員に説明したか

 マイナンバーは、今後の社会インフラの一つになりますので、通知カードを確実に受け取って、会社に番号を提出していただく必要があります。 これを社員・パート・アルバイト等の方全員に一度は説明済みでしょうか? 通知カードは各家庭に簡易書留で届きます。 社員等から家族の方にも説明していただくよう、お願い致します(向日葵だより第215号8月号参照)。

2. 社内体制  とにかく社内にも社外にも番号をもらさないこと

(1)担当者・責任者は決まったか

 社内でマイナンバーを取り扱う人は、会社実印や預貯金の管理と同じように「特定・限定」したでしょうか。 忙しければ誰か手伝ってもらうのではなく、限られた人で行うことが必要です。

(2)マイナンバーの作業場所、資料保管する棚等は決まったか

@作業場所・・・マイナンバーに関する作業場所を「特定・限定」して、担当者以外の人が使わないようにしなければなりません。 できれば鍵付きの別室ですが、最低でも壁や仕切りで区切り、マイナンバー関係の作業が覗かれないようにしましょう。 外部のお客様が担当者の後ろを通るようなことは絶対に避けるべきです。

A保管場所・・・マイナンバーを記録した書類の一切は、鍵のかかる棚など決まった場所に「特定・限定」して保管しなければなりません。 共用パソコンや共用フォルダへの保存も、担当者・責任者以外の方がアクセスできるようではダメです。

(3)マイナンバーの取得対象者、記録する書類(ソフトウエア)等は決まったか

@マイナンバーの収集先の確認(向日葵だより第216号9月号参照)・・・役員・社員・パート・アルバイト等、給与を支給している人全員のほか、報酬手数料支給先、地代家賃の支払先など番号取得対象者を確認したでしょうか(平成26年の支払調書作成先等で調べる)。

Aマイナンバーの保管の仕方を決めたか・・・個人別の台帳(扶養者も書ける)を用意すると後日異動があってもわかりやすく、便利です。 ソフトウエアやクラウド型のサービスもありますが、小規模事業所の場合は、まずは手書き又はエクセルシートからスタートでも良いでしょう。

(4)マイナンバーの取得・使用等の記録方法は決まったか

 マイナンバーをきちんと管理しているか、検証と牽制のため、取得・使用・廃棄等の履歴を記録することが求められています。 エクセルを使った独自様式でも良いので、まずは書いてみましょう。 責任者は記録を時々チェックすることが求められています。

3. マイナンバー取得対象者への提供依頼書を準備したか

 会社から、マイナンバーの提供をお願いする文書を出す際、次のようにすることが考えられます。

@役職員等向け・・・「所得税・社会保険・雇用保険等の種々の業務上、提出する書類に使用するた め」など使用目的を記載して、平成28年分扶養控除等申告書用紙とともに配布。 最初は通知カード(本人分)のコピーも付けてもらう。

A取引先・株主向け・・・先方の住所・氏名を印字した書類にマイナンバーの使用目的を記載し、その書類に通知カードと免許証等(本人確認用)のコピーを貼付して返送してもらう。


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